Сертификация по ГОСТ Р ИСО 30300-2015 в Новосибирске

Международный стандарт ISO 30300 определяет основополагающие принципы и терминологию для построения систем управления документами. В России действует идентичный национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь", который вступил в силу 1 июля 2016 года. Данный норматив является обобщающим для всей серии стандартов 30300 и закладывает методологическую базу для формирования, внедрения и сертификации систем управления документами.

В современных условиях массового перехода от бумажного к электронному документообороту стандарт приобретает особую актуальность. Он помогает организациям любого размера эффективно управлять информационными потоками, которые стали ключевым активом компаний в экономике знаний. Документирование деятельности является важнейшей функцией для любого вида деятельности, процедуры или системы, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность бизнес-процессов.

Стандарт ISO 30300 имеет универсальный характер и применим к организациям любого типа, размера и организационно-правовой формы, которые стремятся оптимизировать управление документооборотом. Особенно востребован он в государственных органах, учебных заведениях, научно-исследовательских институтах, где документооборот является основой деятельности и результаты работы должны быть систематизированы и подчинены определенной системе.

Значительную пользу от внедрения стандарта получают коммерческие организации, работающие с большими объемами документации: банки, страховые компании, проектные организации, производственные предприятия. Система управления документами критически важна для компаний, которые участвуют в тендерах и госзакупках, где требуется безупречное документальное подтверждение соответствия установленным требованиям. Стандарт также незаменим для медицинских учреждений, юридических фирм и других организаций, где ведение документации регламентировано законодательством.

Для начала процедуры сертификации в центре "Рус Тест Сибирь" потребуется стандартный пакет учредительных документов: устав организации, свидетельство о государственной регистрации (ОГРН), справка о постановке на налоговый учет (ИНН), приказ о назначении генерального директора. Необходимо предоставить структурную схему организации и подробное описание видов деятельности, связанных с документооборотом.

Ключевым требованием является наличие полностью разработанной и внедренной системы управления документами, включающей политику в области управления документами, руководство по СУД, документированные процедуры создания, обработки, хранения и уничтожения документов. Должны быть определены роли и ответственность персонала, процедуры контроля сроков исполнения документов, регламенты их классификации и архивирования. Также требуются копии всех действующих лицензий и разрешительных документов, если деятельность организации подлежит лицензированию.

Сертификация по ISO 30300 обеспечивает организации значительные конкурентные преимущества и становится подтверждением зрелости системы управления документами. Прежде всего, достигается существенная оптимизация документооборота и снижение издержек за счет устранения дублирования процедур, сокращения времени поиска документов и повышения скорости принятия управленческих решений на основе достоверной информации.

Наличие сертификата демонстрирует заинтересованным сторонам приверженность организации лучшим практикам управления документами, что особенно важно при участии в тендерах, госзакупках и сотрудничестве с крупными партнерами. Внедрение стандарта обеспечивает эффективную интеграцию с другими системами менеджмента качества, экологического менеджмента и информационной безопасности. Организация получает инструмент для управления рисками, связанными с потерей или повреждением критически важных документов, а также обеспечивает соответствие требованиям законодательства в области документооборота.

Процедура сертификации системы управления документами включает несколько последовательных этапов: проведение бесплатной предварительной консультации для уточнения целей и задач, анализ готовности системы управления документами, выполнение сертификационного аудита на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 30300-2015. При выявлении несоответствий проводится дополнительная проверка после их устранения.

Сертификат соответствия выдается в системе добровольной сертификации сроком на три года с возможностью продления после повторной процедуры оценки. Минимальные сроки оформления составляют от одного рабочего дня при полной готовности системы управления документами и правильно оформленной документации. Центр "Рус Тест Сибирь" предоставляет комплексную услугу "под ключ", включающую при необходимости разработку или доработку системы управления документами. Стоимость услуг рассчитывается индивидуально в зависимости от объема работ и составляет от 14 000 рублей. Готовые документы доставляются бесплатно по всей России.